RICOH и URM линк во дигиталните бизнис процеси

Балфин Група е водечка и најголема групација во Албанија и на Балканот воопшто.
Тие го избраа решението на Дуна, Ultima Records Management (УРМ) како преферирано решение за дигитализација и менаџирање со документи.

Со решението, Балфин Група секојдневно добива подобра, побрза и поефикаснo оперирање со бизнис процесите.

Балфин моментално има 80 активни корисници, кои преку соодветна обука секојдневно го користат URM решението. Корисниците доаѓаат од различни сектори на бизнисот кои се дел од Балфин Групацијата.

Корисниците пристапуваат до ULTIMA Records Management со користење на веб-пребарувач. Пристапот се обезбедува по овластување на корисникот. Сите податоци се шифрирани, преносот на податоците се врши со HTTPS (безбеден) протокол.

ULTIMA Records Management System е софтверско веб базирано решение, составено од неколку интегрирани модули кои овозможуваат лесно внесување документи, проверка и позиционирање на просторот за складирање, како и нивно пребарување, преземање електронска копија или користење на оригиналот.

Основни компоненти на системот се Административниот модул, Document Inbound (Scan), дел за пребарување и преземање на електронска копија, поставување места за складирање оригинални документи (Архивирање), како и користење оригинални документи и нивно уништување.

RICOH и URM овозможуваат напредни карактеристики

URM овозможува генерирање извештаи за пребарани документи, преземени од електронска копија и користење на оригинали. Обезбедува увид во користењето на просторот/локациите за складирање на оригинална документација.

Системот нуди напредна контрола на кориснички пристап при пребарување и користење документи.

Можност за пристап само до документи од неговата внатрешна структура, пристап само до одредени видови документи, пристап според дефинираниот степен на тајност за секој документ.

URM е софтверско решение адаптирано согласно функционалностите на Ricoh машините.
Во комбинација Ricoh и URM овозможуваат напредни карактеристики при скенирање на документите.

URM заедно со Ricoh принтерите даваат одличен преглед на секој испечатен и скениран документ со што лесно може да се потврди веродостојноста и точноста на документите.

Преку комбинираното решение на Ricoh и URM може да се извлечат податоци за време на скенирањето за да се активираат специфични процеси и работни текови.

Придобивки од користењето на Ricoh и URM

• Брзо споделувајте информации со управување на работните текови на копирање и скенирање од еден софтверски интерфејс овозможено само преку RICOH и URM решението.
• Користете широк опсег на опции за автентикација за да доделите специфичен кориснички пристап во околини за заедничка употреба и да иницирате предодредени работни текови за рутирање и скенирање.
• Претворете ги скенираните документи во широк опсег на формати и интегрирајте ги директно во секојдневните деловни апликации

Заклучок

• Корисници на URM се 22 компании во склоп на Балфин Групацијата од различни индустрии: градежништво, трговија на мало, храна, транспорт, дистрибуција, банки, производство, недвижности, логистика, итн.
• Преку 1.000.000 милион скенирани и архивирани документи: договори, фактури, потврди, планови и изјави се внесени од страна на корисниците од Балфин Група во URM софтверското решение.
• 80 корисници од различни одделенија во Балфин групацијата (архива, финансии, индустриски дизајн, продажба, логистика, човечки ресурси, менаџери, директори…) се секојдневни корисници на URM решението на Дуна.

Г-ѓа Итена Ндрочи – Директор на Правна служба во Балфин и нејзиниот тим се секојдневни корисници на URM решението.