Ultima Records Management во Balfin Group: 30.000 архивирани документи, 22 бизниси, 50 корисници

Балфин Груп се едни од најголемите групации во Албанија и Балканот, и го избраа Ultima Records Management како преферирано решение за дигитализација и менаџмент на документи. Балфин Груп избра да го изнајми решението од Дуна Албанија за подобра, побрза и поефтина услуга.

Првата фаза од проектот вклучуваше инсталирање, конфигурирање и прилагодување на атрибутите на URM според внатрешните стандарди, физичката архива и различно ниво на хиерархија и доверливост. Групацијата Балфин има 50 активни корисници, кои се професионални архивари. Тие беа дополнително обучени од Дуна и секојдневно работат на URM платформата. Корисниците доаѓаат од различни сектори на бизнисот кои се дел од групациијата.

Во бројки:

• 22 компании кои работат во различни индустрии (градежништво, трговија на мало, храна, транспорт, дистрибуција, банки, производство, недвижности, логистика, итн.)
• 300.000 скенирани и архивирани документи (договори, фактури, потврди, планови, изјави…)
• 50 корисници од различни одделенија (архива, финансии, индустриски дизајн, продажба, логистика, човечки ресурси, менаџери, директори…)

Што овозможува ULTIMA Records Management?

Корисниците пристапуваат до ULTIMA Records Management со користење на веб-пребарувач. Пристапот се обезбедува по овластување на корисникот. Сите податоци се шифрирани и преносот на податоците се врши со HTTPS (безбеден) протокол.

ULTIMA Records Management System е софтверско решение базирано на веб, составено од неколку интегрирани модули кои овозможуваат лесно внесување документи, проверка и позиционирање на просторот за складирање, како и нивно пребарување, преземање електронска копија или користење на оригиналот.

Основни компоненти на системот се Административниот модул, Document Inbound (Scan), дел за пребарување и преземање на електронска копија, поставување места за складирање оригинални документи (Архивирање), како и користење оригинални документи и нивно уништување

Системот исто така овозможува генерирање извештаи за пребарани документи, преземени од електронска копија и користење на оригинали. Обезбедува увид во користењето на просторот / локациите за складирање на оригинална документација.

Системот нуди напредна контрола на кориснички пристап при пребарување и користење документи. Можност за пристап само до документи од неговата внатрешна структура, пристап само до одредени видови документи, пристап според дефинираниот степен на тајност за секој документ.