Дигитализација на документација
Предизвик или обврска? Дигитализацијата и управувањето со електронски и физички документи е неопходен бизнис процес без оглед на големината и делокругот во кој се применува.
Технологијата и трендовите се променија со тек на времето и дигитализацијата започна да доминира како тренд во обработка и оперативно работење со документите.
ДУНА ќе обезбеди виоко квалитетен и обучен персонал и опрема за брза и безбедна дигитализација на документите во рамките на компанијата.
Целиот процес ќе се одвива според утврдени протоколи за управување и безбедност со податоци (ISO27001) како и со оперативност на процеси на скенирање и дигитализација (ISO20001).
За спроведување на целиот процес, ДУНА ќе подготви детален план со опис на задачи, ресури, услови и рокови на улугата.
Зошто да ги скенирате Вашите документи?
Обнова при катастрофи
Хартијата е многу потешка за зачувување и обновување од дигиталните податоци при катастрофи. Дигиталниот формат полесно се чува, копира, преместува и има подолог рок на чување
Пронајдете документ со неколку кликнувања
Колку време се троши во потрага по датотеки со хартија? Дигиталните документи можат да пребаруваат и прегледуваат веднаш од било каде
Трошоци за складирање
Ангажирање на простор, снимките од канцелариските простории и складирањето на записи надвор од локацијата додаваат на трошоците за чување хартиени документи
Заеднички пристап – Споделете документи на вашата локална мрежа, е-пошта, интранет или во облакот.
Процес на скенирање и дигитализација
1. Класифицирање и контрола на документацијата, подготовка за скенирање
2. Скенирање на документите во PDF формат, во боја и црно бело, двострано
3. Индексирање според договорен протокол и барањата на клиентот
4. Враќање на документите во нивната оригинална состојба
5. Испорака на електронски извештај по месечна трансакција
Marquardt и ДУНА – договор за дигитализација
Фабриката Marquardt Македонија како дел од групацијата Marquardt и лидер во светот за производство на електрични компоненти за автомобилска индустрија и уреди за домаќинство, во Мај оваа година потпшиша договор со ДУНА за дигитализација на 40,000 страници документиран историски материјал групиран во повеќе од 700 папки.
Целиот проект беше поделен во две фази кои вклучуваа
– Анализа и подготовка на материјал за дигитализација – избор на најдобар формат и ознака за финален електронски документ
– Дигитализација – класификација и индексирање на документ преку OCR механизам и креирање на целосно пребарувачки документ (searchable).
Целокупниот процес се одвиваше преку строго контролирани процедури за прием на документите во папки, нивна идентификација и селекција по тип на документ, внимателно физичко одвојување на метални елементи (спајалки или метални штипки), скенирање и враќање на документите во првобитна состојба во папките и враќани по истиот редослед и ознаки по кои се примаа.
Дигитализацијата вклучуваше и креирање на кодирано име на електронската датотека кое во себе вклучува идентификација по тип на документ, датум, ID и реден број.
Проектот беше реализиран од страна на стручни лица оспособени за брза подготовка, идентификација и скенирање на документите со помош на соодветна опрема и софтверска платформа.
Цeлиот проект беше високо професионално успешно реализиран почитувајќи ги сите стандарди за обработка на лични и корпоративни податоци како и доверливост и неотуѓување на истите, прием и обработка на документи во строго контролирана и обезбедена околина како и испорака на криптирана електронска копија на дигитализиран материјал.
Благодарение на овој проект, Marquardt го олесни идното работење со електронска архива на материјалот, брзо пребарување на клучни зборови и идентификација на документите кои ги содржат бараните поими/инфромации.
