Софтвер за мониторинг и контрола на печатење

Managed Document Services (MDS) е комплексна симбиоза од два интегрирани дела: Процес на менаџирање на печатење и репродукција на документи (MPS) и Дигитална и физичка архива. Таа ги објаснува основните бенефити и цели кои што корисникот ќе ги постигне со користење на Дуна решението за MDS објаснета на разбирлив јазик за корисникот.

1) Managed Document Services (MDS)

Со имплементација на MDS компаниите може да постигнат оптимизација и мониторинг на животниот циклус на документот од неговото креирање до негово уништување. Овој процес допринесува до зголемена контрола и намалување на трошоците, зголемување ан продуктивноста, намалување на негативното влијание врз околината, а документот е третиран внимателно и безбедно.

mds1Се додека имаме на ум дека за секој потрошен денар во креирање на документот, имаме 10 денари потрошени во процесот на менаџирање и околу 15% од годишните трошоци за креирање, менаџирање и архивирање, MDS стана основна потреба и компетитивна предност.

Како интегриран дел на MDS ние го поттикнуваме мониторингот на двете најважни активности од животниот век на документот (Document Life Cycle): Процес на менаџирање на печатење и репродукција на документи и Дигитална и физичка архива.

Дуна MDS услугите ги охрабруваат корисниците да инвестираат во оперативни трошоци (OpEx).  Во основа OpEx се парите кои што компанијата ги троши за да го претвори инвентарот во месечен трошок. Од друга страна, со капиталните трошоци (Capex) компанијата троши пари или да набави фиксни средства или за да ги надогради оние кои што веќе ги има кои се набавуваат за подолгорочно користење од тековната даночна година кога истите се набавени. Според тоа Capex инвестицијата прави трошоци кои што не може целосно да бидат одземени во тековната година кога се набавени. “Одземени” се мисли на одземени од обртот кога се калкулира профит/трошок на компаниското работење за тековната година. Повеќето компании се оданочени на профитот кој што го прават; овие трошоци влијаат на оданочувањето.

a) Процес на менаџирање на печатење и репродукција на документи (Managed Print Services (MPS))

MPS услугите понудени од страна на Дуна се однесуваат на обезбедување на хардвер за вискоко квалитетно печатење од водечкиот бренд во печатењето Ricoh кој што е дизајниран и операбилен за да се хармонизира со околината, да го поедностави работењето и да го поддржи менаџментот на знаење за печатарите кои што се користат во еден унифициран процес и под еден заеднички click договор.

Овие услуги се дизајнирани за примарно за компаниите кои што сакаат да имаат бенефит преку оставарување на следните цели:
 

Стратешки цели

  1. Подобрување на стратешките бизнис функции за поедноставување на процесот на менаџирање на документи и печатење.
  2. Соодветно определување на бројот на печатачи според потребите на корисникот и неговиот обем на работа.
  3. Подобрен, брз, едноставен, и поактивен пристап во процесот на менаџирање на печатењето.

Економски цели

  1. Намалување на оперативните трошоци
  2. Намалување на total cost of ownership (TCO) на сите печатачи.
  3. Според анализата на Гартнер активниот менаџибилен печатач, факс и копир може да донесе до зголемување на заштедата за 30%.

Ефикасност на ресурси

  1. Оптимизирање на трошоците за ресурси.
  2. Зголемување на продуктивноста на вработените и поголема свесност за користење на печатарите.
  3. Оптимизирани решенија со редуцирана емисија на CO2, потрошувачка на енергија и потрошен материјал.

 

б) Дигитална и физичка архива

Овој процес обезбедува комплетна дигитализација на печатените документи на компанијата и креира дата база за брз и едноставен пристап до документите. Исто така обезбедува менаџмент и работење на физичката архива без разлика на локацијата каде што се чуваат физичките документи.

Процесот на дигитализација и архивирање интегриран во MDS услугите ќе допринесе за постигнување на значаен бенефит во вашата компанија:
 

Стратешки цели

  1. Нема да има губење и „исчезнување“на сензитивни и вредни документи од архивата на компанијата.
  2. Централизирана архива на целата компаниска документација на едно место во дигитален формат и во сигурни услови.
  3. Мониторинг на целиот животен век на документот.

Економски цели

  1. Намалување на трошоците од архивирање во однос на традиционалните методи.

Ефикасност на ресурси

  1. Заштеда на време и ресурси за снимање, пребарување и пристап до документите.
  2. Користење на документи во дигитален формат и пребарување на истите електронски, наместо со рачно пребарување, копирање и дистрибуција на електронски документи веќе архивирани рачно.

.